Διενέργεια Ηλεκτρονικού Διεθνούς Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού με κριτήριο ανάθεσης “την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής”, για την επιλογή αναδόχου για το έργο: «Μετασχηματισμός διαδικασιών Προξενικών Υπηρεσιών με Κωδικό ΟΠΣ 5089154».
Αντικείμενο της σύμβασης είναι o μετασχηματισμός και ψηφιοποίηση των διαδικασιών των παρεχόμενων Προξενικών Υπηρεσιών με στόχο την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας με εναλλακτικούς τρόπους διεκπεραίωσης αιτημάτων πέραν της φυσικής παρουσίας των πολιτών, που αφορούν κυρίως στις παρακάτω διοικητικές διαδικασίες:
- πιστοποιητικό μόνιμου κατοίκου,
- ληξιαρχικές πράξεις-δημοτολόγιο,
- διαβατήρια,
- στρατολογικά,
- πληρεξούσια,
- μετοικεσίες,
- φορολογικά-τελωνειακά
- λοιπά θέματα
Στο έργο περιλαμβάνεται η παροχή υπηρεσιών ανάλυσης, σχεδιασμού, ανάπτυξης, παραμετροποίησης, υλοποίησης, εφαρμογής και υποστήριξης λειτουργίας των ανασχεδιασμένων Προξενικών διαδικασιών.
Το προτεινόμενο έργο μετασχηματίζει πλήρως τις διαδικασίες Προξενικών υπηρεσιών μέσω της λειτουργίας υπηρεσίας εικονικής υποβοήθησης με χρήση τεχνητής νοημοσύνης (virtual assistant) για πρόσβαση στην πληροφορία, ψηφιακή υποβολή εγγράφων και διασύνδεση με ψηφιακές πλατφόρμες της Γενικής Κυβέρνησης και παράλληλα τις απλουστεύει.
Τηρούνται έτσι τα οριζόμενα στην υπ’ αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ. 18/οικ.9462/01-04-2016 Εγκύκλιο με θέμα «Απλούστευση και ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών».
Οι νέες διαδικασίες θα υποστηρίζουν και θα περιλαμβάνουν την άμεση και επί 24ωρης βάσης επικοινωνία των πολιτών με τις Προξενικές Αρχές, στα εξής θέματα:
- Απαντήσεις στα ερωτήματα που υποβάλλουν οι ενδιαφερόμενοι πολίτες στους προξενικούς υπαλλήλους των Αρχών και αφορούν στις εξής κατηγορίες:
α) απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας,
β) στρατολογικά θέματα όπως κατάταξη, αναβολή, απαλλαγή, μειωμένη θητεία, αναγνώριση θητείας, εξαγορά θητείας,
γ) έκδοση ή ανανέωση διαβατηρίου και συγκεκριμένα οι προϋποθέσεις έκδοσης διαβατηρίου, το κόστος, ο χρόνος έκδοσης, ο τρόπος παραλαβής και οι ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί ο πολίτης σε περίπτωση κλοπής διαβατηρίου,
δ) ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, γάμου και θανάτου,
ε) έκδοση πιστοποιητικού μονίμου κατοίκου εξωτερικού, στ) σύνταξη πληρεξουσίου,
ζ) έκδοση πιστοποιητικών γέννησης, οικογενειακής κατάστασης, ταυτοπροσωπίας, μετοίκησης, μονίμου κατοίκου εξωτερικού, μετατροπή άδειας οδήγησης, θεώρηση νοσηλίων, ακριβές αντίγραφο, μεταφορά κατοικίδιου στην Ελλάδα,
η) οδηγίες αναφορικά με τους περιορισμούς στις μετακινήσεις λόγω Covid-19,
θ) θέματα φορολογίας όπως οδηγίες για την πληρωμή φόρων, για την αποφυγή διπλής φορολογίας, πρόσβαση στο myTaxisNet, ορισμός φορολογικού εκπροσώπου,
ι) έκδοση θεώρησης εισόδου.
- Οδηγίες για τη διεκπεραίωση ερωτημάτων-αιτημάτων. Μέσω εικονικής υποβοήθησης θα παρέχονται πληροφορίες αναφορικά με τα δικαιολογητικά, τα οποία θα πρέπει να προσκομίσει ο ενδιαφερόμενος πολίτης, ενώ συνημμένα θα μπορεί να βρει και τις σχετικές αιτήσεις. Επιπλέον, θα διατίθεται λίστα με στοιχεία επικοινωνίας μεταφραστών, καθώς και οδηγίες για να κλείσει κάποιος ηλεκτρονικά ραντεβού. Σε περιπτώσεις όπου εμπλέκονται συναρμόδιες υπηρεσίες (όπως για παράδειγμα για φορολογικά ή στρατολογικά θέματα), η υπηρεσία εικονικής υποβοήθησης θα παραπέμπει στην αντίστοιχη υπηρεσία παραθέτοντας τον σχετικό σύνδεσμο.
- Ψηφιοποίηση της διαδικασίας υποβολής αιτημάτων (ηλεκτρονική κατάθεση). Η υπηρεσία θα παρέχει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής των απαιτούμενων δικαιολογητικών (uploaded files) χωρίς να χρειάζεται αυτοπρόσωπη παρουσία στο Προξενείο, εξοικονομώντας με αυτόν τον τρόπο, χρόνο και χρήματα για τους πολίτες.
- Προσδιορισμός ημέρας και ώρας παραλαβής αιτούμενων εγγράφων στις περιπτώσεις που απαιτείται ταυτοπροσωπία. Σε περιπτώσεις που τα απαραίτητα δικαιολογητικά δεν μπορούν να αποσταλούν ηλεκτρονικά ή μέσω ταχυδρομείου, ο πολίτης θα λαμβάνει συγκεκριμένες πληροφορίες για την ημέρα και ώρα που δύναται να προσέλθει στο Προξενείο και να παραλάβει τα έγγραφα.
- Ηλεκτρονική πληρωμή των προξενικών τελών από τους πολίτες για τις διοικητικές πράξεις των Αρχών. Δυνατότητα ολοκλήρωσης των διαδικασιών μέσω ηλεκτρονικής πληρωμής με χρήση πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας, μέσω της υπηρεσίας e-paravolo (για Αρχές εντός της Ε.Ε.) ή μέσω κατάθεσης σε τραπεζικό λογαριασμό της προξενικής Αρχής.
Επιπλέον, περιλαμβάνεται η διασύνδεση των ανασχεδιασμένων διαδικασιών μέσω διαλειτουργικότητας με:
Α) Υφιστάμενες και σχεδιαζόμενες ψηφιακές πλατφόρμες πληροφοριών-εξυπηρέτησης του ΥΠΕΞ, όπως:
- myCONSULlive (εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση από προξενικό υπάλληλο μέσω προκαθορισμένης βιντεοκλήσης),
- Μητρώο Απόδημου Ελληνισμού (ηλεκτρονική υπηρεσία καταγραφής ομογενών),
- Σύστημα Επείγουσας Ενημέρωσης Ελλήνων Πολιτών στο Εξωτερικό – MASGA (ιστοσελίδα ενημέρωσης για τις τρέχουσες συνθήκες ασφαλείας και επικινδυνότητας σε κάθε χώρα παγκοσμίως),
- Κόμβος σε θέματα οικονομίας και εξωστρέφειας, agora.mfa.gr,
- Ειδική πλατφόρμα ενημέρωσης και δημόσιας διπλωματίας (πληροφοριακό υλικό στα πεδία του τουρισμού, του πολιτισμού, της εκπαίδευσης, δελτία τύπου κ.ά.)
Β) Υφιστάμενες και σχεδιαζόμενες ψηφιακές πλατφόρμες πληροφοριών-εξυπηρέτησης εκτός ΥΠΕΞ, όπως:
- Μητρώο Πολιτών (ληξιαρχείο, δημοτολόγιο),
- Στρατολογία,
- Διεύθυνση Διαβατηρίων,
- Police on Line,
- Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου,
- e-efka,
- Ειδικός Εκλογικός Κατάλογος Εξωτερικού (ηλεκτρονική αίτηση εγγραφής και υποβολή των απαραίτητων δικαιολογητικών για την δυνατότητα άσκησης εκλογικού δικαιώματος στο εξωτερικό),
- Ψηφιακές υπηρεσίες συναλλαγής πολιτών και επιχειρήσεων με το Δημόσιο (Κέντρο Ψηφιακής Εξυπηρέτησης gov.gr)
Οι εν λόγω Υπηρεσίες θα αξιοποιηθούν από το Υπουργείο Εξωτερικών προκειμένου να απλουστευθεί και βελτιστοποιηθεί ο τρόπος εξυπηρέτησης των πολιτών, καθώς και να υποστηριχθεί η διαλειτουργικότητα με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης.
Ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα πέντε (35) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή τουλάχιστον τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα.
Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης θα καταχωρηθεί στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) και θα δημοσιευθεί στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).
Η Προκήρυξη του Ηλεκτρονικού Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού θα αναρτηθεί στο διαδικτυακό τόπο του Προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ». Ο Διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους του συνημμένου Τεύχους Διακήρυξης.