Διενέργεια Ηλεκτρονικού Ανοικτού Διεθνούς Άνω των Ορίων Διαγωνισμού με κριτήριο ανάθεσης “την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής” για το Έργο: «Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα», με κωδικό ΟΠΣ ΤΑ 5199835 στο πλαίσιο του Εθνικού Σχεδίου Ανάκαμψης & Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0».
Tο αντικείμενο του έργου αφορά στην παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, που έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.
Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως σε 5.760.000 φακέλους. Κατά τη διάρκεια των2 αυτών ετών ο ανάδοχος δεν μπορεί να προβεί σε αλλαγές του χώρου φύλαξης ή να μετακινήσει τα αρχεία χωρίς ενημέρωση και έγκριση του φορέα παραγωγής –παράδοσης ή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ή της ΚτΠ ΜΑΕ για οποιοδήποτε λόγο. Σε κάθε περίπτωση το κόστος βαρύνει τον ανάδοχο. Για οποιαδήποτε μεταβολή στο νομικό ή λειτουργικό καθεστώς του αναδόχου θα υπάρχει ενημέρωση διότι η μη εξυπηρέτηση αιτημάτων πρόσβασης και ανάκτησης ενεργών δημόσιων αρχείων παρακωλύει δυνητικά την εύρυθμη λειτουργία των δημοσίων φορέων.
Η Πιλοτική υλοποίηση της πρότυπης τήρησης αρχείων για την ασφαλή αποθήκευση αφορά 1.440.000 κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως 5.760.000 φάκελοι του δημόσιου τομέα έχει ως σκοπό μια πιο αποτελεσματική δημόσια διοίκηση και στοχεύει στη μείωση του χρονικού
κόστους παροχής των υπηρεσιών αυτών στο κοινό από τη δημόσια διοίκηση, ενώ η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται επίσης να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.
Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνονται τα εξής:
- Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για τη μεθοδολογία εκτέλεσης–αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου, καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους).
- Ανάπτυξη πλατφόρμας για την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοθέτησης.
- Υπηρεσίες εκπαίδευσης
- Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων
- Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου
- Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα
- Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για δύο (2) έτη
- Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου κατόπιν έγκρισης των Γενικών Αρχείων του Κράτους που θα εξασφαλίζει ο εκάστοτε Δημόσιος Φορέας σύμφωνα με τις προβλέψεις του Ν. 4610/2019
- Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0–Α1–Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
- Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3–Α4–Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
- Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων
Ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα πέντε (35) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή τουλάχιστον τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της
Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα.
Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης θα καταχωρηθεί στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) και θα δημοσιευθεί στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).
Η Προκήρυξη του Ηλεκτρονικού Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού θα αναρτηθεί στον διαδικτυακό τόπο του Προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ».
Ο Διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους του συνημμένου Τεύχους Διακήρυξης.
Παροχή συμπληρωματικών πληροφοριών:
Απόφαση 28.02.2023
Διευκρινίσεις 22.02.2023