Ποιο είναι το αντικείμενο του έργου;

Αντικείμενο της Πράξης αποτελεί ο εκσυγχρονισμός και η αύξηση της αποτελεσματικότητας της οικονομικής διαχείρισης των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών με την ανάπτυξη, παραμετροποίηση και υλοποίηση ενός πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικών Λειτουργιών (ΣΟΛ).
Για την υλοποίηση του αντικειμένου θα πραγματοποιηθούν :

Αρχική καταγραφή απαιτήσεων, ανασχεδιασμός διαδικασιών και μοντελοποίηση νέων επιχειρησιακών λειτουργιών,
Υλοποίηση και λειτουργία πληροφοριακού συστήματος για την εκτέλεση των λειτουργιών οικονομικής διαχείρισης των Αρχών και παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων της σε πραγματικό χρόνο από την Υπηρεσιακή και Πολιτική ηγεσία του Υπουργείου Εξωτερικών.

Η λύση θα παρέχεται μέσω ενιαίας κεντρικοποιημένης πλατφόρμας και συνεργαζόμενων αποκεντρωμένων δικτυακών κόμβων (διασύνδεση μέσω Intranet Global VPN ή Internet), ωστόσο τα δεδομένα της Οικονομικής Διαχείρισης των Α.Ε.Υ. στο σύνολο τους θα αποθηκεύονται στην κεντρική υποδομή του G-Cloud, γεγονός που θα διευκολύνει την οριζόντια επεξεργασία τους.

Η υλοποίηση του πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικών Λειτουργιών (ΣΟΛ) των Α.Ε.Υ. θα επιτρέπει τις παρακάτω λειτουργικότητες:
Σχεδιασμό Διαδικασιών Οικονομικών Λειτουργιών των ΑΕΥ, με γνώμονα την υλοποίηση τους αποκλειστικά ηλεκτρονικά, όπου θα μοντελοποιείται /κωδικοποιείται ξεχωριστά η κάθε διαδικασία και θα ολοκληρώνεται, ενημερώνοντας τις αντίστοιχες Προξενικές Διαχειρίσεις και τις αναλυτικές καταστάσεις οικονομικών στοιχείων.
Υπηρεσία ευφυούς πληροφόρησης με την ένταξη εργαλείων λήψης αποφάσεων βασισμένων στα συνολικά οικονομικά στοιχεία των Α.Ε.Υ., προκειμένου να υποβοηθείται η Υπηρεσιακή και Πολιτική Ηγεσία του ΥΠΕΞ στον σχεδιασμό στρατηγικών και στην αξιολόγηση πολιτικών στον τομέα της Οικονομικής Διαχείρισης Α.Ε.Υ.
Διαλειτουργικότητα με συστήματα που έχουν οριζόντια αρμοδιότητα σε διαδικασίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης.
Αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων που χαρακτηρίζονται αναγκαία για τη λειτουργία του ΣΟΛ μέσω, διαλειτουργικότητας με υφιστάμενα συστήματα του ΥΠΕΞ, όπως το Σύστημα Θεωρήσεων Εισόδου Schengen – VIS.

Ποιος είναι ο στόχος του;

Το προτεινόμενο έργο στοχεύει στην προμήθεια και εκμετάλλευση σύγχρονων συστημάτων πληροφορικής για την αυτοματοποίηση και τον έλεγχο των διαδικασιών στον τομέα της οικονομικής διαχείρισης των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας και την επίτευξη διαλειτουργικότητας με το επικείμενο έργο «Μεταρρύθμιση του Δημοσιονομικού Συστήματος στην Κεντρική Διοίκηση και τη λοιπή Γενική Κυβέρνηση (gov-ERP)».

Η υλοποίηση της Πράξης αποσκοπεί στην ηλεκτρονική διεξαγωγή των δαπανών σε όλα τα στάδια της διαδικασίας, στην αντικατάσταση του αναχρονιστικού ενσήμου και στην έκδοση ηλεκτρονικής απόδειξης, στη διαφάνεια της διαχείρισης των οικονομικών στοιχείων, στην ορθολογική διαχείριση του δημόσιου χρήματος, στον ενιαίο τρόπο κατάρτισης και υποβολής των προξενικών λογαριασμών. Επιπλέον, επιζητά την ελαχιστοποίηση πρόκλησης λαθών καθώς και την απλούστευση και την επιτάχυνση του έργου των ελεγκτικών δημοσιονομικών οργάνων.

Ο εκσυγχρονισμός της οικονομικής διαχείρισης Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών, μέσω της απλοποίησης διαδικασιών και της ανάπτυξης σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος, είναι αναγκαίος προκειμένου να επιτευχθούν:

• Ταχύτητα στη διεκπεραίωση των συναλλαγών, τόσο σε επίπεδο Προξενικών Αρχών όσο και σε επίπεδο Κεντρικής Υπηρεσίας με τη μετάβαση από χειρόγραφο σε πληροφοριακό σύστημα οικονομικής διαχείρισης.
• Μείωση κόστους συναλλαγών και γενικότερης λειτουργίας.
• Βελτίωση της εικόνας προς τους συναλλασσόμενους (απόδημους και πολίτες άλλων χωρών που έχουν συναλλαγές με τις Προξενικές Αρχές).
• Παροχή δυνατότητας on line λήψης δεδομένων από την Γενική Επιθεώρηση, άλλες υπηρεσίες του ΥΠΕΞ καθώς και άλλων δημοσιονομικών φορέων, οι οποίοι σήμερα λαμβάνουν στοιχεία σε χειρόγραφες καταστάσεις.
• Εξασφάλιση ακριβούς και επίκαιρης πληροφορίας.
• Βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρει το ΥΠΕΞ προς τους πολίτες, τις επιχειρήσεις και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς.
• Ενίσχυση της εμπιστοσύνης πολιτών και επιχειρήσεων προς το κράτος και τη δημόσια διοίκηση.
• Άρση των δυσλειτουργιών που παρατηρούνται από την έλλειψη τυποποίησης και προτυποποίησης δεδομένων για τα πεδία αρμοδιότητας του ΥΠΕΞ.

Τι περιλαμβάνει η υλοποίηση του;

Η Πράξη αφορά ένα ενιαίο Υποέργο, το οποίο περιλαμβάνει τις ακόλουθες φάσεις :

Φάση Φ1. Μελέτη Εφαρμογής – Ανάλυση Ψηφιακών Λειτουργιών και Εφαρμογών
Περιλαμβάνει το Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Εργου (ΣΔΠΕ), το Τεύχος Ανάλυσης Απαιτήσεων, τον Σχεδιασμό Αρχιτεκτονικής Λύσης, τη Μεθοδολογία Ελέγχου και Σενάρια Ελέγχου, τη Μελέτη Διαλειτουργικότητας και Διασύνδεσης του Συστήματος με τρίτα Συστήματα, τη Μελέτη Μετάπτωσης, τη Μελέτη Ασφάλειας Συστήματος και το Χρονοδιάγραμμα σταδιακής ένταξης των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας και των Διευθύνσεων της Κεντρικής Υπηρεσίας στο ΣΟΛ.

Φάση Φ2. Υπηρεσίες υλοποίησης Συστήματος – Παραμετροποίηση
Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενιαίας κεντρικής βάσης δεδομένων του Συστήματος, την ανάπτυξη και παραμετροποίηση του λογισμικού εφαρμογών, την ενσωμάτωση του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου και του επιχειρησιακού περιβάλλοντος, εγκατάσταση του έτοιμου λογισμικού του συστήματος, τη διασύνδεση με τρίτα συστήματα, πρωτοβάθμιο έλεγχο λειτουργικότητας, διαμόρφωση των εγχειριδίων τεκμηρίωσης και επικαιροποιημένων σεναρίων ελέγχου καθώς και δοκιμές ελέγχου.

Φάση Φ3. Εκπαίδευση Διαχειριστών και Χρηστών Συστήματος
Περιλαμβάνει την εκπαίδευση των Διαχειριστών του πληροφοριακού συστήματος στις Κεντρικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Εξωτερικών, σε περιβάλλον τάξης ή απομακρυσμένα για καθώς και των Χρηστών στις Προξενικές Αρχές, με σύγχρονη εξ’ αποστάσεως εκπαίδευση.

Φάση Φ4. Πιλοτική Λειτουργία
Περιλαμβάνει την εγκατάσταση Συστήματος Διαχείρισης Αιτημάτων, την επιτόπια υποστήριξη των χρηστών και διαχειριστών, την επίλυση προβλημάτων, την ανάπτυξη συμπληρωματικών ή ανασχεδιασμένων λειτουργιών και τη διενέργεια τελικών δοκιμών ελέγχου λειτουργικότητας.

Φάση Φ5. Δοκιμαστική – Παραγωγική Λειτουργία.
Περιλαμβάνει την ανάπτυξη, παραμετροποίηση και ολοκλήρωση εξάπλωσης του Συστήματος, την παροχή υπηρεσιών αρχικοποίησης και μετάπτωσης, την επιτόπια υποστήριξη διαχειριστών και χρηστών, την επίλυση προβλημάτων, την ανάπτυξη συμπληρωματικών ή ανασχεδιασμένων λειτουργιών και την παροχή υπηρεσιών συντήρησης των εφαρμογών και συστημάτων του έργου.

Ποια είναι τα αναμενόμενα οφέλη;

Τα οφέλη που θα προσφέρει η υλοποίηση της εν λόγω Πράξης είναι τα ακόλουθα:

• Η απεικόνιση σε πραγματικό χρόνο: των προξενικών εισπράξεων και δαπανών, των διαθεσίμων υπολοίπων των προξενικών εισπράξεων.
• Η βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρει το ΥΠΕΞ προς τους ομογενείς, τον απόδημο Ελληνισμό, τις επιχειρήσεις και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς.
• Οι οικονομικές αναφορές για την κατάρτιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού (Εσόδων και Εξόδων), την κατάρτιση του Μ.Π.Δ.Σ., την παροχή στοιχείων και πληροφοριών στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους για την Επισκόπηση Δαπανών.
• Η ένταξη εργαλείων λογισμικού στην υποστήριξη του στρατηγικού σχεδιασμού του ΥΠΕΞ.
• Η μείωση κόστους λειτουργίας των Α.Ε.Υ.

Πως χρηματοδοτείται;

Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΚΤ και από Εθνικούς Πόρους.