Διενέργεια Ηλεκτρονικού Διεθνούς Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού με κριτήριο ανάθεσης: “την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής”, για την επιλογή αναδόχου για το έργο: «Εκσυγχρονισμός της Οικονομικής Διαχείρισης Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας ΥΠΕΞ μέσω Απλοποίησης Διαδικασιών και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος» με Κωδικό ΟΠΣ: 5091738, του ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα», ΕΣΠΑ 2014 – 2020.
Αντικείμενο του Έργου αποτελεί η παροχή υπηρεσιών ανάλυσης, σχεδιασμού, ανάπτυξης, παραμετροποίησης και υλοποίησης πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικών Λειτουργιών (ΣΟΛ) των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών, οι οποίες και θα παρασχεθούν ως επακόλουθο της ανάλυσης, του σχεδιασμού, της ανάπτυξης, της παραμετροποίησης και της θέσης σε λειτουργία του Συστήματος.
Η λύση θα παρέχεται μέσω ενιαίας κεντρικοποιημένης πλατφόρμας και τα δεδομένα της Οικονομικής Διαχείρισης των Α.Ε.Υ. στο σύνολο τους θα αποθηκεύονται στην κεντρική υποδομή του G-Cloud, γεγονός που θα διευκολύνει την οριζόντια επεξεργασία τους.
Οι εν λόγω Υπηρεσίες θα αξιοποιηθούν από το σύνολο των ΑΕΥ του ΥΠΕΞ, ήτοι:
- Μόνιμες Αντιπροσωπείες, (Αριθμός: 9)
- Πρεσβείες άνευ Προξενικών Γραφείων, (Αριθμός: 4)
- Γενικά Προξενεία, (Αριθμός: 37)
- Προξενικά Γραφεία Πρεσβειών, (Αριθμός:80)
- Προξενεία, (Αριθμός: 7)
- Γραφεία Συνδέσμων, (Αριθμός:1)
- από τις Διευθύνσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας του ΥΠΕΞ, όπως
- την Γενική Επιθεώρηση, το Γραφείο Προϋπολογισμού,
- τη ΣΤ4 Δ/νση Οικονομικής Διοίκησης,
- τη ΣΤ5 Δ/νση Προμηθειών & Λειτουργικών Δαπανών,
- τη ΣΤ2 Δ/νση Μηχανογράφησης, Τηλεπικοινωνιών & Πληροφορικής,
- τη ΣΤ1 Δ/νση Προσωπικού & Διοικητικής Οργάνωσης,
- το Γραφείο Στατιστικής, καθώς και
- το σύνολο της Υπηρεσιακής και Πολιτικής Ηγεσίας του ΥΠΕΞ.
Η υλοποίηση του πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικών Λειτουργιών (ΣΟΛ) των Α.Ε.Υ. θα επιτρέπει τις παρακάτω λειτουργικότητες:
- Σχεδιασμό Διαδικασιών Οικονομικών Λειτουργιών των ΑΕΥ, με γνώμονα την υλοποίηση τους αποκλειστικά ηλεκτρονικά, όπου θα μοντελοποιείται /κωδικοποιείται ξεχωριστά η κάθε διαδικασία και θα ολοκληρώνεται, ενημερώνοντας τις αντίστοιχες Προξενικές Διαχειρίσεις και τις αναλυτικές καταστάσεις οικονομικών στοιχείων. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες λειτουργίες:
- Διαχείριση Διαδικασιών Εσόδων από Έκδοση Προξενικών Πράξεων – Λοιπών Εσόδων,
- Διαχείριση Διαδικασιών Δαπανών,
- Διαχείριση Αποθηκών ΕΑΘΕ, ΦΕΤ,
- Διαχείριση Εμβασμάτων,
- Διαχείριση Παγίας Προκαταβολής,
- Διαχείριση Χρηματικών Ενταλμάτων Προπληρωμής,
- Διαχείριση Νοσηλίων,
- Διαχείριση Παρακαταθηκών,
- Διαχείριση Διαδικασιών Παράδοσης Παραλαβής Οικονομικής Διαχείρισης ΑΕΥ,
- Διαχείριση Αναφορών Οικονομικής Διαχείρισης ΑΕΥ (Reporting)
- Υπηρεσία ευφυούς πληροφόρησης με την ένταξη εργαλείων λήψης αποφάσεων βασισμένων στα συνολικά οικονομικά στοιχεία των Α.Ε.Υ., προκειμένου να υποβοηθείται η Υπηρεσιακή και Πολιτική Ηγεσία του ΥΠΕΞ στον σχεδιασμό στρατηγικών και στην αξιολόγηση πολιτικών στον τομέα της Οικονομικής Διαχείρισης Α.Ε.Υ. Το ΣΟΛ θα συγκεντρώνει όλη την απαιτούμενη πληροφορία για να υποστηρίξει τον ορισμό Δεικτών Επίδοσης (KeyPerformace Indicators) και τον σχεδιασμό δυναμικών σεναρίων που θα μπορούσαν να εκτελεστούν, προκειμένου να εντοπιστούν τάσεις των Δεικτών Επίδοσης.
- Στη Φάση Ι του έργου θα πρέπει να εξεταστεί με ποιον τρόπο θα υλοποιηθεί η Διαλειτουργικότητα με συστήματα που έχουν οριζόντια αρμοδιότητα σε διαδικασίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης, όπως ενδεικτικά:
- Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Κεντρικής Υπηρεσίας,
- SAP – ΓΛτΚ,
- ΚΗΜΔΗΣ,
- Διαύγεια κ.α.
Επιπρόσθετα, στόχος του έργου είναι να υπάρξει μέριμνα για την επίτευξη διαλειτουργικότητας με το επικείμενο έργο «Μεταρρύθμιση του Δημοσιονομικού Συστήματος στην Κεντρική Διοίκηση και την Λοιπή Γενική Κυβέρνηση (gov – ERP)». Ειδικότερα, θα αναπτυχθούν μια σειρά από ηλεκτρονικές διεπαφές, ακολουθώντας σύγχρονα πρότυπα και προδιαγραφές τόσο σε επίπεδο διαδικασιών όσο και μεταδεδομένων, ικανά να καλύψουν την μέγιστη δυνατή εισαγωγή / εξαγωγή δεδομένων.
- Αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων που χαρακτηρίζονται αναγκαία για τη λειτουργία του ΣΟΛ μέσω, διαλειτουργικότητας με υφιστάμενα συστήματα του ΥΠΕΞ, όπως το Σύστημα Θεωρήσεων Εισόδου Schengen – VIS. Σε περίπτωση που αυτό δεν είναι εφικτό, να προβλεφθεί η αυτοματοποιημένη εισαγωγή οικονομικών στοιχείων που εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή από υφιστάμενα συστήματα.
Ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος
Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης
www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα πέντε (35)
ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των
Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα.
Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης θα καταχωρηθεί στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων
Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) και θα δημοσιευθεί στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων
Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).
Η Προκήρυξη του Ηλεκτρονικού Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού θα αναρτηθεί διαδικτυακό
τόπο του Προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ». Ο Διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους του
συνημμένου Τεύχους Διακήρυξης, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα της παρούσας Απόφασης.
Παροχή συμπληρωματικών πληροφοριών
